Quy Trình Nộp VGM: Hướng Dẫn Xác Nhận Tải Trọng Chuẩn SOLAS

Khai báo sai khối lượng container từng gây ra nhiều tai nạn hàng hải nghiêm trọng. Tàu biển có thể bị nghiêng, gãy đôi hoặc sập giàn xếp container trên biển.

Để ngăn chặn thảm họa, Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) đã sửa đổi Công ước SOLAS. Quy định bắt buộc mọi container xuất khẩu phải có chứng từ VGM (Verified Gross Mass). Nắm rõ quy trình khai báo giúp hàng hóa của bạn lên tàu an toàn và đúng lịch trình.

1. VGM Trong Vận Tải Đường Biển Là Gì?

VGM là từ viết tắt của Verified Gross Mass (Khối lượng toàn bộ được xác nhận). Đây là khối lượng thực tế của toàn bộ thùng container trước khi đưa lên tàu.

VGM bao gồm ba phần cấu thành chính:

• Khối lượng của bản thân hàng hóa.

• Khối lượng toàn bộ bao bì, pallet và vật liệu chèn lót.

• Khối lượng vỏ rỗng của container (Tare Weight).

Trách nhiệm khai báo và xác nhận số liệu VGM thuộc về chủ hàng (Shipper). Bạn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của con số này.

2. Hai Phương Pháp Cân Hàng Hợp Chuẩn SOLAS

Công ước SOLAS cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong hai cách xác định VGM:

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container đã đóng hàng

Sau khi hoàn tất đóng hàng và kẹp chì, xe đầu kéo chở container đến trạm cân. Bạn dùng cân bàn điện tử đạt kiểm định để cân cả xe kèm thùng hàng.

Công thức tính khối lượng:

• Khối lượng container = Tổng khối lượng cân được trừ đi khối lượng xe đầu kéo và rơ-moóc.

Cách làm này rất thuận tiện cho hàng rời, nông sản xả bồn hoặc hàng đóng kín trong thùng.

Phương pháp 2: Cân từng phần rồi cộng dồn với vỏ container

Doanh nghiệp cân riêng lẻ từng kiện hàng trước khi xếp vào thùng:

• Cân khối lượng từng bao hàng hoặc thùng carton.

• Cân khối lượng các tấm pallet gỗ và thanh chèn lót bên trong.

• Lấy số khối lượng vỏ container rỗng (ghi trên cửa thùng xe).

• Cộng tất cả các số liệu trên lại để ra khối lượng VGM cuối cùng.

Phương pháp này rất thích hợp cho hàng đóng pallet chuẩn tại nhà máy.

3. Quy Trình Nộp VGM Lên Hệ Thống Hãng Tàu

Để tránh trễ chuyến, doanh nghiệp thực hiện nộp chứng từ qua các bước sau:

Bước 1: Lấy số liệu khối lượng vỏ container

Nhân viên ghi chép số Tare Weight in rõ trên cánh cửa sau của thùng xe. Số liệu này cũng hiển thị trên phiếu giao nhận vỏ container rỗng (EIR).

Bước 2: Tiến hành cân hàng theo phương pháp đã chọn

Bạn thực hiện cân hàng tại trạm cân đạt chuẩn hoặc cân sàn tại xưởng. Phiếu cân phải có dấu xác nhận của đơn vị vận hành trạm cân.

Bước 3: Lập phiếu khai báo VGM

Chủ hàng điền đầy đủ các thông tin bắt buộc:

• Số booking hoặc số vận đơn đường biển.

• Số hiệu container và số chì niêm phong.

• Khối lượng toàn bộ container tính theo kilogam (kg).

• Tên công ty và chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.

Bước 4: Truyền dữ liệu lên hệ thống hãng tàu

Doanh nghiệp gửi file VGM điện tử qua website hãng tàu hoặc cổng thông tin INTTRA. Bạn cũng có thể nộp bản giấy trực tiếp tại quầy làm thủ tục cảng.

4. Thời Hạn Nộp VGM (VGM Cut-off Time)

Mỗi chuyến tàu đều có một thời hạn chót để tiếp nhận số liệu gọi là VGM Cut-off. Mốc thời gian này được ghi rõ trên giấy đặt chỗ (Booking Note).

Thông thường, giờ cắt nộp VGM diễn ra trước giờ cắt máng xuất tàu (Closing time) khoảng 2 đến 6 tiếng.

Hãng tàu cần số liệu sớm để phần mềm tự động lên sơ đồ xếp dỡ (Stowage Plan). Container nặng hơn sẽ được xếp dưới đáy hầm tàu. Container nhẹ hơn sẽ đặt ở các tầng trên cùng của boong tàu. Nộp chậm sau giờ Cut-off sẽ khiến container bị hủy xếp lên tàu ngay lập tức.

5. Hậu Quả Nặng Nề Khi Khai Báo Sai Lệch VGM

Hải quan và ban quản lý cảng thường xuyên cân ngẫu nhiên để kiểm tra đối chiếu. Mức sai lệch khối lượng cho phép thông thường không vượt quá 5% (hoặc dưới 1 tấn).

Nếu khai báo gian dối hoặc sai lệch quá mức, bạn sẽ đối mặt nhiều rủi ro:

• Tàu từ chối xếp container lên tàu (No VGM – No Load): Cẩu giàn cảng biển sẽ bỏ qua container của bạn. Lô hàng bị rớt lại bãi chờ chuyến tàu kế tiếp.

• Chịu tiền phạt lưu bãi và đảo chuyển rất đắt: Bạn phải trả tiền phạt cho hãng tàu. Bạn còn tốn thêm phí cẩu chuyển container dời vào khu vực lưu giữ riêng.

• Buộc phải cân lại tại bãi cảng: Doanh nghiệp phải thuê đơn vị cân dịch vụ tại cảng với chi phí cao. Quá trình kiểm tra lại làm chậm tiến độ giao hàng cho người mua.

• Gia tăng nguy cơ tai nạn biển: Sai lệch trọng lượng làm hỏng sơ đồ tải trọng của tàu. Tàu biển gặp sóng lớn dễ bị mất thăng bằng và đứt gãy thân vỏ.

6. Kinh Nghiệm Thực Tế Cho Chủ Hàng Mới

Để khâu nộp chứng từ diễn ra suôn sẻ, bạn nên lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra kỹ khối lượng vỏ thùng thực tế: Không ước tính cảm tính khối lượng vỏ container. Hãy đối chiếu số Tare Weight trên cánh cửa thùng với số liệu trên phiếu cấp vỏ.

• Tính toán kỹ cả bao bì phụ trợ: Đừng quên cộng khối lượng màng quấn PE, túi khí chèn lót và dây chằng composite. Những chi tiết nhỏ này cộng dồn lại có thể nặng hàng trăm kilogam.

• Nộp VGM ngay khi xe hạ bãi: Tránh chờ sát giờ Cut-off mới truyền dữ liệu. Nghẽn mạng internet có thể khiến hệ thống từ chối tiếp nhận hồ sơ của bạn.

Tổng Kết

Quy trình nộp VGM là mắt xích an toàn không thể bỏ qua trong chuỗi logistics đường biển. Khai báo tải trọng trung thực giúp bảo vệ tàu thuyền, hàng hóa và tính mạng thuyền viên. Chuẩn hóa quy trình cân hàng giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt không đáng có và duy trì lịch giao hàng đúng hẹn.

Tham khảo thêm bài viết

Phân Biệt Phí DEM, DET Và Storage: Cẩm Nang Cho Chủ Hàng

Những Mặt Hàng Bị Cấm Gửi Quốc Tế Cần Biết Trước Khi Vận Chuyển