Quản Lý Kho Bãi Theo FEFO Và FIFO: Khác Biệt Và Cách Chọn

Trong quản trị kho hàng, thứ tự xuất nhập ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nếu không có nguyên tắc rõ ràng, hàng cũ rất dễ bị bỏ quên ở góc kho. Hậu quả là hàng hóa hết hạn sử dụng, gây thất thoát vốn nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Để khắc phục điểm nghẽn này, nguyên tắc FIFO và FEFO là hai chiến lược cốt lõi. Việc áp dụng đúng phương pháp giúp kiểm soát dòng hàng và hạn chế hao hụt tối đa.

1. Bản Chất Của Nguyên Tắc FIFO

FIFO là viết tắt của cụm từ First In, First Out (Nhập trước, Xuất trước). Lô hàng nào nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra thị trường trước.

Quy trình này đảm bảo hàng tồn không bị lưu cữu quá lâu. Phương pháp này rất phù hợp với các mặt hàng có vòng đời tương đối dài. Điển hình là hàng điện tử, bao bì đóng gói, vật liệu xây dựng hoặc thời trang.

Khi triển khai FIFO, nhân viên kho xếp hàng mới vào phía sau hoặc bên dưới. Khi lấy hàng, người vận hành chỉ lấy từ phía trước hoặc tầng kệ trên cùng. Cách làm này giữ cho dòng sản phẩm luôn tươi mới theo thời gian nhập kho.

2. Bản Chất Của Nguyên Tắc FEFO

FEFO là viết tắt của First Expired, First Out (Hết hạn trước, Xuất trước). Lô hàng nào có ngày hết hạn cận kề nhất sẽ được xuất kho trước tiên.

Thời điểm nhập kho của kiện hàng không còn mang tính quyết định trong mô hình này. Một lô hàng nhập sau nhưng có hạn sử dụng ngắn hơn vẫn được ưu tiên xuất bán sớm.

Phương pháp FEFO là quy chuẩn bắt buộc đối với nhóm hàng nhạy cảm về thời gian:

• Thực phẩm tươi sống, sữa, bánh kẹo và đồ hộp.

• Dược phẩm y tế, vắc xin và hóa chất xét nghiệm.

• Nông sản và đồ uống có hạn sử dụng ngắn ngày.

3. Điểm Khác Biệt Cốt Lõi Giữa Hai Phương Pháp

Doanh nghiệp cần nắm rõ các tiêu chí phân biệt để tránh áp dụng nhầm lẫn:

• Tiêu chí ưu tiên xuất hàng: FIFO căn cứ vào ngày nhập hàng ghi trên phiếu kho. Trong khi đó, FEFO chỉ căn cứ vào hạn sử dụng in trên bao bì sản phẩm.

• Độ phức tạp khi quản trị: FIFO theo dõi theo số lô và thời gian vào bãi. FEFO đòi hỏi phần mềm phải quản lý chi tiết đến từng ngày hết hạn của từng thùng hàng.

• Mức độ rủi ro tồn kho: Áp dụng FIFO cho hàng có hạn sử dụng dễ dẫn đến tình trạng hàng mới về nhưng hết hạn trước. FEFO triệt tiêu hoàn toàn rủi ro hàng cận date bị ứ đọng.

4. Giải Pháp Giá Kệ Chuyên Dụng Trong Vận Hành

Thiết kế hệ thống kệ chứa hàng đóng vai trò quyết định hiệu quả thực thi:

Hệ thống kệ Flow Rack (Kệ con lăn trượt)

Kệ thiết kế mặt nghiêng chứa các hàng con lăn quay tự do. Pallet hàng nhập vào từ đầu cao và tự động trượt dần về phía đầu thấp. Nhân viên chỉ lấy hàng tại đầu thấp, tạo thành dòng chảy FIFO chuẩn xác và tự nhiên.

Hệ thống kệ Drive-In hoặc Kệ Push-Back

Loại kệ này phù hợp với phương thức LIFO (Vào sau, Xuất trước). Nếu muốn áp dụng FIFO trên loại kệ này, nhân viên phải tốn nhiều thời gian đảo chuyển pallet. Điều này làm tăng chi phí nhân công và dễ gây va quẹt xe nâng.

5. Lợi Ích Kinh Tế Khi Áp Dụng Đúng Chuẩn

Ứng dụng chuẩn xác quy trình luân chuyển mang lại lợi thế vận hành rõ nét:

• Cắt giảm tối đa hàng hủy: Hàng hóa được đưa ra thị trường khi còn đủ hạn sử dụng an toàn, bảo toàn tối đa biên lợi nhuận.

• Tăng mức độ tin cậy từ khách: Người tiêu dùng luôn nhận được sản phẩm mới và chất lượng ổn định, nâng cao uy tín thương hiệu.

• Dễ dàng truy xuất nguồn gốc: Khi thị trường phát sinh khiếu nại, doanh nghiệp lập tức cô lập đúng số lô hàng bị lỗi để xử lý.

• Tối ưu hóa vòng quay hàng tồn: Tốc độ giải phóng hàng hóa diễn ra nhịp nhàng, mặt bằng kho luôn thông thoáng để đón hàng mới.

6. Vai Trò Của Phần Mềm Quản Trị Kho (WMS)

Quản lý hạn sử dụng thủ công bằng sổ sách rất dễ dẫn đến sai sót của con người. Hệ thống quản lý kho hiện đại hỗ trợ tự động hóa các khâu:

• Tự động gợi ý vị trí lấy hàng: Khi có lệnh xuất, phần mềm chỉ định chính xác pallet có hạn dùng ngắn nhất trên màn hình máy quét.

• Cảnh báo sớm hàng cận date: Hệ thống phát thông báo màu đỏ cho các lô hàng sắp chạm ngưỡng 30 hoặc 60 ngày hết hạn để bộ phận kinh doanh xả hàng kịp thời.

• Khóa xuất kho tự động: Những lô hàng đã quá hạn sử dụng bị hệ thống phong tỏa ngay lập tức, ngăn chặn nguy cơ nhân viên xuất nhầm ra thị trường.

Tổng Kết

Lựa chọn đúng giữa FIFO và FEFO là nền tảng xây dựng kho bãi chuyên nghiệp và an toàn. Doanh nghiệp cần dựa vào đặc tính sản phẩm để thiết lập quy chuẩn xuất nhập phù hợp. Đầu tư vào công nghệ quản lý và giá kệ chuyên dụng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tăng tốc chuỗi cung ứng bền vững.

Tham khảo thêm bài viết

Ứng Dụng RFID Trong Chuỗi Cung Ứng

Những Lỗi Thường Gặp Khi Gửi Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh Hiệu Quả